Czy wydatek prywatno-firmowy można zaliczyć do kosztów?
Tak, ale zwykle tylko w części i pod warunkiem, że potrafisz wykazać jego związek z przychodem. Przepisy nie zawierają listy dozwolonych zakupów — liczy się to, czy wydatek służył osiągnięciu przychodu albo zachowaniu jego źródła i czy nie trafił na ustawową listę wyłączeń.
Przed zakupem warto zadać sobie trzy pytania:
- czy poniósłbym ten wydatek, gdybym nie prowadził firmy,
- czym udowodnię jego związek z przychodem, jeśli ktoś zapyta o to za dwa lata,
- w jakiej części rzecz służy firmie, a w jakiej mnie prywatnie.
Gdzie najczęściej zacierają się granice?
Tam, gdzie firma i dom dzielą tę samą przestrzeń, ten sam sprzęt i ten sam rachunek — a decyzja o zakupie zapada szybciej, niż zdąży się o nią kogokolwiek zapytać.
Najwięcej problemów pojawia się tam, gdzie granica między życiem prywatnym a działalnością jest płynna. Dotyczy to zwłaszcza jednoosobowych działalności gospodarczych, pracy zdalnej i zakupów robionych szybko, bez wcześniejszej konsultacji z księgowością.
Źródło: kancelaria rachunkowa Everte
Skutek jest zawsze ten sam: ciężar dowodu leży po stronie przedsiębiorcy, nie urzędu. Dlatego przy wydatkach mieszanych liczy się nie sam paragon, ale to, co potrafisz do niego dołożyć — ewidencję przebiegu, opis zlecenia, umowę, przy której sprzęt był używany.
Samochód — co zmieniło się od stycznia 2026 roku?
Limit wartości auta, od której rozliczasz amortyzację i raty leasingu, zależy teraz od emisji CO2. Progi wyglądają następująco:
- 225 000 zł — samochody elektryczne i napędzane wodorem,
- 150 000 zł — spalinowe i hybrydowe o emisji poniżej 50 g CO2 na kilometr,
- 100 000 zł — pozostałe, czyli w praktyce większość aut spalinowych i klasycznych hybryd.
Nowe progi obejmują pojazdy wprowadzone do ewidencji od 2026 roku; auta wpisane wcześniej rozliczasz na dotychczasowych zasadach. Osobną kwestią jest bieżąca eksploatacja: przy samochodzie firmowym używanym również prywatnie w kosztach ujmiesz 75% wydatków, przy wykorzystywanym wyłącznie w działalności — 100%, ale pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu. Auto prywatne, nigdy niewprowadzone do majątku firmy, daje prawo do 20% wydatków.
Telefon, internet i mieszkanie — jak ustalić proporcję?
Urzędowego wzoru nie ma, więc proporcję ustalasz sam — musi być jednak racjonalna i możliwa do obrony. Przy jednym abonamencie używanym w obie strony bezpieczniej rozliczyć połowę niż całość; przy dwóch numerach firmowy idzie w koszty w całości i nikt nie zadaje pytań. Z mieszkaniem działa klucz powierzchni: wydzielasz część faktycznie wykorzystywaną do pracy i w tej proporcji dzielisz czynsz, prąd czy internet. Warto pamiętać, że samego lokalu mieszkalnego już nie amortyzujesz — wydzielenie gabinetu tej możliwości nie przywraca.
Jak KSeF utrudnił dorabianie faktur po fakcie?
Decyzja „to zakup na firmę” zapada dziś przy kasie, a nie na koniec miesiąca. Faktura powstaje w systemie centralnym z konkretną datą i własnym numerem, więc poproszenie sprzedawcy o dokument na firmę kilka tygodni po transakcji przestało być niewidoczną formalnością. Zyskuje na tym porządek w rozliczeniach, traci dawny nawyk zbierania paragonów „na wszelki wypadek” i decydowania o nich później.
Granica między wydatkiem prywatnym a firmowym rzadko bywa linią — częściej jest procentem. Kto ustali ten procent sam, świadomie i z dokumentem w ręku, ten w razie kontroli po prostu go pokazuje. Kto tego nie zrobi, dostanie procent wyliczony przez kogoś innego — zwykle mniej korzystny.
Kancelaria Rachunkowa EVERTE. Accounting Services
ul. Willowa 65 lok. 18, 20-819 Lublin
telefon: 81 440 45 81
mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.